Import kalendáře a požadavků do Medevio

Do Medevio se dají hromadně nahrát objednávky a požadavky z vašeho stávajícího systému — budoucí termíny i historie už proběhlých návštěv. Import si můžete udělat sami přímo v aplikaci, nebo ho za vás jako placenou službu provedeme my.

Obsah

1. K čemu import slouží
2. Dvě cesty: uděláte si ho sami, nebo ho uděláme za vás
3. Co z jednoho řádku souboru vznikne
4. Jak připravit soubor
5. Průvodce importem krok za krokem
6. Jak se naimportovaný požadavek chová
7. Výsledek importu a výpis řádků s chybou
8. Opakovaný import a duplicity
9. Časté dotazy
10. Import na klíč: cena a postup

1. K čemu import slouží

Z ambulantního systému (nebo odkudkoli, kde vedete objednávky) vyexportujete soubor s přehledem objednávek a nahrajete ho do Medevio. Objednávky se propojí s kartami pacientů a vypadají pak stejně, jako by vznikly přímo v Medevio.

Proč se to vyplatí:

• Všechno na jednom místě. V kalendáři vidíte, kdo a kdy je objednaný. Obsazené termíny jsou vyblokované, takže pacient při online objednání uvidí jen ty skutečně volné.
• Historie v kartě pacienta. Naimportované návštěvy se zobrazí na kartě pacienta. Okamžitě vidíte, kdy byl pacient naposledy na preventivní prohlídce, očkování nebo jiném vyšetření — i u pacientů, kteří k vám chodili ještě před přechodem na Medevio.
• Podklad pro prevence. Naimportovaná historie prevencí je to, z čeho modul prevencí pozná, komu nárok na prohlídku teprve vzniká a kdo ji už absolvoval.
• Připomínky i pro dříve objednané. Připomínací SMS umíme poslat i pacientům, kteří se objednali ještě před spuštěním Medevio.

2. Dvě cesty: uděláte si ho sami, nebo ho uděláme za vás

Import svépomocí (zdarma, kdykoli)

V Medevio je průvodce importem, kterým souborem projdete sami — nahrajete ho, zkontrolujete, jak jsme si přiřadili sloupce, a potvrdíte. Je zdarma, můžete ho zopakovat, kolikrát potřebujete, a zvládne i velké soubory. Zbytek tohoto článku popisuje právě tuhle cestu.

Najdete ho v menu kliniky vpravo nahoře → Importy. Jsou tam tři záložky a je důležité vybrat správnou:

• Import požadavků — pro soubory, ze kterých mají vzniknout požadavky na pacienty (s termínem v kalendáři i bez něj). V jednom souboru můžete mít i řádky bez typu požadavku, ze kterých vzniknou jen události v kalendáři.
• Import kalendáře — pro soubory, které nesou jen termíny a žádné požadavky. Průvodce importem požadavků takový soubor nepustí dál: vyžaduje, abyste měli přiřazený sloupec s typem požadavku.
• Import kartotéky — pro seznam pacientů, popsaný v samostatném článku Import pacientů.

Import spouští majitel kliniky.

Import na klíč (placená služba)

Když si se souborem nevíte rady, dat je hodně nebo přecházíte z několika systémů najednou, připravíme a spustíme import za vás. Podrobnosti a cenu najdete na konci článku.

3. Co z jednoho řádku souboru vznikne

Podle toho, co řádek obsahuje, z něj vznikne jedna ze tří věcí. V jednom souboru je můžete míchat.

• Požadavek s termínem v kalendáři — řádek má vyplněný typ požadavku, údaje k identifikaci pacienta a termín (kalendář, začátek a konec události). Tohle je plnohodnotná náhrada toho, co byste v Medevio naklikali ručně: vznikne požadavek, propojí se s kartou pacienta a v kalendáři vznikne rezervace.
• Požadavek bez termínu — řádek má typ požadavku a pacienta, ale žádný použitelný termín. Typicky historie, u které už nevíte přesný čas. Musíte to povolit v Pokročilém nastavení, jinak se řádek přeskočí.
• Jiná událost — řádek má termín, ale nemá vyplněný typ požadavku. V kalendáři vyblokuje čas, ale neváže se na kartu pacienta a nechodí k ní připomínky. Hodí se na dovolené, školení, porady nebo na objednávky, u kterých nevíte, komu patří. Takový řádek musí mít vyplněný název nebo poznámku k události — bez textu, který se ukáže v kalendáři, ho nepřijmeme.

Pacienty si import založí nebo napáruje sám — nemusíte proto nejdřív dělat import kartotéky. Když už ale kartotéku v Medevio máte a soubor nese rodná čísla, párování je spolehlivější.

4. Jak připravit soubor

Formáty a povinné sloupce

Přijímáme soubory ve formátech .csv, .xls, .xlsx, .tsv, .xml a .odt. Nahrát můžete i víc souborů najednou a my je za vás spojíme — musí mít ale stejné pojmenování a pořadí sloupců.

Soubor musí obsahovat alespoň:

1. Typ požadavku — sloupec musí v souboru být a v průvodci ho musíte přiřadit. Buňka může zůstat prázdná u řádků, ze kterých má vzniknout jen událost v kalendáři.
2. Alespoň jeden údaj k identifikaci pacienta — jméno, příjmení, rodné číslo, telefon, externí ID pacienta nebo kombinovaný sloupec („Jméno a příjmení“, „Kontakt“).

Čím víc údajů o pacientovi soubor nese, tím spolehlivěji požadavek napárujeme na existující kartu. Rodné číslo je nejspolehlivější identifikátor.

Které sloupce umíme přečíst

V průvodci si každý sloupec souboru přiřadíte k jednomu údaji v Medevio. Nabídka je rozdělená do čtyř kategorií:

Univerzální

• Název události nebo požadavku — u požadavku se z něj stane jeho název, u jiné události text v kalendáři.

Pacient

• Jméno, Příjmení — každé ve vlastním sloupci.
• Jméno a příjmení, Příjmení a jméno — obojí v jedné buňce; vyberte variantu podle pořadí v souboru. Tituly umíme odstranit.
• Rodné číslo — s lomítkem i bez něj.
• Datum narození.
• Telefon, E-mail.
• Kombinace telefonu a e-mailu — jedna volná buňka typu „Kontakt“, ze které si telefon i e-mail vytáhneme sami.
• Pohlaví — rozumíme hodnotám jako M/Ž, muž/žena, male/female.
• Pojišťovna — pozor, do tohoto sloupce patří identifikátor pojišťovny v Medevio, tedy kód s předponou země: CZ111, CZ201, CZ205… Samotné číslo 111 řádek neprojde. Když si nejste jistí, sloupec raději nechte na volbě „(neimportovat)“ — pojišťovna se u požadavku nikde nepoužívá.
• Externí ID pacienta — vaše vlastní číslo pacienta z předchozího systému. Pokud jste ho použili i při importu kartotéky, pacienta podle něj najdeme dřív než podle čehokoli jiného a soubor pak nemusí nést žádný další údaj o pacientovi.

Požadavek

• Typ — povinný. Viz kde najdete kód typu požadavku.
• Priorita — číslo. Bez něj se použije priorita nastavená u typu požadavku na klinice.
• Termín — datum požadavku (ne termín v kalendáři). Bez něj se doplní den, kdy import proběhl.
• Poznámka — uloží se jako interní poznámka kliniky u požadavku, pacient ji nevidí.
• Stav — vyřízený, nebo čekající. Viz jak se naimportovaný požadavek chová.
• Datum vyřízení — kdy byl požadavek vyřízený. U importu historie je to ten nejdůležitější sloupec: díky němu nese historie skutečná data návštěv, ne den importu.
• Podstav — váš vlastní podstav požadavku. Musí přesně odpovídat názvu podstavu nastaveného na klinice.
• Fronta — název fronty. Musí přesně odpovídat názvu fronty na klinice; bez tohoto sloupce se použije výchozí fronta typu požadavku.
• Štítky — víc štítků oddělte čárkou. Štítky, které na klinice zatím nemáte, založíme.
• Cena, Zdravotní záznam, Odesílající klinika.
• Externí ID požadavku — vaše vlastní číslo objednávky. Viz opakovaný import.

Událost

• Kalendář (ID) — do kterého kalendáře termín patří. Viz kde najdete ID kalendáře.
• Začátek události, Konec události — obojí je potřeba. Samotná délka trvání v minutách nestačí, konec si dopočítejte do vlastního sloupce.
• Poznámka k události — text vidíte v kalendáři. Tenhle údaj jako jediný smíte přiřadit víc sloupcům, obsah se spojí.
• Barva události — přijímáme jen názvy barev z Medevio: SUNSHINE, MAJORELLE, ORCHID, STRAWBERRY, SKY, MINT, FUCHSIA a CHARCOAL. Cokoli jiného (třeba „modrá“) se bez upozornění nahradí tmavě šedou.
• Připomenutí (dny předem) — kolik dní předem má pacientovi odejít připomínka. 0 znamená nepřipomínat. Bez tohoto sloupce se použije nastavení typu požadavku na klinice.
• Externí ID události — vaše vlastní číslo termínu.

Sloupce, které importovat nechcete, nechte na volbě (neimportovat) — ze souboru je mazat nemusíte. Každý údaj smí být přiřazený jen jednomu sloupci (kromě Poznámky k události).

Kde najdete kód typu požadavku a ID kalendáře

Kód typu požadavku: Nastavení → Požadavky → otevřete konkrétní typ. V adrese stránky je text za posledním „=“, například checkup-gp-1. Na velikosti písmen nezáleží.

ID kalendáře: Kalendář → Nastavení → u konkrétního kalendáře zvolte Upravit. V adrese stránky je text za „upravit-kalendar=“ — je to dlouhý kód složený z písmen, číslic a pomlček.

Datumy a časy

• U začátku a konce události uvádějte datum i čas: 14.3.2026 8:30 nebo 2026-03-14T08:30:00. Funguje i běžná datumová buňka z Excelu.
• U Termínu a Data vyřízení stačí samotné datum.
• Časy bereme jako váš místní čas. Pokud váš systém do exportu připisuje „Z“ nebo „+00:00“, bere se čas jako UTC a termíny se posunou o hodinu či dvě — než soubor nahrajete, zkontrolujte na jednom termínu, že sedí.
• Konec musí být později než začátek.

5. Průvodce importem krok za krokem

V menu kliniky vpravo nahoře zvolte Importy a přepněte se na záložku Import požadavků. Uvidíte přehled všech dosavadních importů a vpravo nahoře tlačítko Nový import.

Krok 1 – Nahrání souboru

Tlačítkem Nahrát soubory a pokračovat vyberete soubor (nebo několik souborů najednou) ze svého počítače. Nahrávají se rovnou do Medevio, nikam je neposíláte e-mailem.

Krok 2 – Propojení datových polí

Vlevo vidíte data z vašeho souboru, vpravo si k nim vyberete odpovídající údaj v Medevio. Většinu sloupců rozpoznáme sami podle jejich názvu a předvyplníme je — pokud předvyplněné hodnoty sedí, nemusíte měnit nic. Tlačítkem Jiná událost pod tabulkou si přepnete náhled na jiný řádek souboru a ověříte si tak, že mapování sedí i jinde než na prvním řádku.

Nad tabulkou jsou dvě nastavení, která ovlivňují celý import:

Co dělat s existujícími pacienty

• Zakládat nové i aktualizovat existující (výchozí volba) — pacienty, které v kartotéce nemáte, založíme; u těch, které už máte, doplníme údaje ze souboru.
• Pouze zakládat nové — údaje stávajících pacientů zůstanou beze změny.
• Pouze aktualizovat existující — žádní noví pacienti nevzniknou.

Pokročilé nastavení

• Řešení chybějícího času rezervace — co s řádkem, který má typ požadavku a pacienta, ale nemá použitelný termín. Výchozí volba je Přeskočit řádek; druhá možnost je Vytvořit požadavek bez rezervace, kdy požadavek vznikne a zůstane čekající, abyste ho mohli doplnit ručně.
• Řešení chybějících pacientských dat — co s řádkem, který má termín, ale pacienta se nepodařilo najít ani založit. Výchozí volba je Přeskočit řádek; druhá možnost je Vytvořit jinou událost s daty v poznámce, kdy se termín v kalendáři aspoň vyblokuje a všechno, co o pacientovi víte, zůstane v poznámce události.

Import spustíte tlačítkem Vše sedí. Zpracovat soubor! dole na stránce.

6. Jak se naimportovaný požadavek chová

Naimportovaný požadavek se chová stejně jako ten, který na klinice založíte ručně — navazuje na nastavení svého typu požadavku. Kde jste v souboru něco nevyplnili, doplní se tohle:

• Priorita — podle nastavení typu požadavku na klinice.
• Fronta — výchozí fronta nastavená u typu požadavku. (Při opakovaném importu už frontu neměníme: když jste požadavek mezitím přesunuli jinam, zůstane tam, kam jste ho dali.)
• Připomínka termínu — podle nastavení typu požadavku. Pokud připomínky posílat nechcete, dejte do souboru sloupec „Připomenutí (dny předem)“ s hodnotou 0.
• Termín požadavku — den, kdy import proběhl.

Stav: vyřízený, nebo čekající

U importu historie nechcete, aby vám stovky proběhlých návštěv zaplavily frontu čekajících požadavků. Proto platí:

• Když nenamapujete ani sloupec Stav, ani Datum vyřízení, všechny požadavky vzniknou jako čekající.
• Jakmile některý z těch dvou sloupců namapujete, bere se jako výchozí vyřízený — prázdná buňka ve sloupci Stav tedy znamená vyřízený požadavek.
• Ve sloupci Stav rozumíme hodnotám vyřízený (a také uzavřený, hotovo, done, closed) a čekající (a také nevyřízený, otevřený, probíhá, nový, k vyřízení, open, new). Na velikosti písmen ani na diakritice nezáleží.
• Hodnotě, které nerozumíme, požadavek nikdy nezavřeme — zůstane čekající a řádek najdete ve výpisu jako upozornění.
• Datum vyřízení se použije jen u požadavků, které skončí jako vyřízené. Díky němu má historie skutečná data návštěv.

7. Výsledek importu a výpis řádků s chybou

Import běží na pozadí, nemusíte u toho čekat u počítače. Jakmile doběhne, pošleme vám e-mail. V přehledu importů pak u každého běhu najdete:

• Nahraný soubor — přesně ten, který jste nahráli, kdykoli si ho můžete stáhnout.
• Stav — Čekající, Probíhá, Hotovo nebo Selhalo.
• Detaily — kolik záznamů nově vzniklo (Nové), kolik řádků jsme zpracovali (Importované) a kolik jich skončilo chybou (Počet chyb).
• Výpis řádků s chybou — soubor ke stažení, který se objeví jen tehdy, když bylo co hlásit.

Výpis řádků s chybou obsahuje původní řádky z vašeho souboru a k nim dva sloupce navíc:

• typ — „Chyba“ znamená, že z řádku nic nevzniklo. „Upozornění“ znamená, že řádek naimportovaný je, jen jsme jednu hodnotu nedohledali a použili náhradní.
• popis — co přesně bylo špatně a co s tím.

Nejčastější důvody: kalendář se nepodařilo najít (ve sloupci je název místo ID), neplatný formát času, typ požadavku neodpovídá žádnému zapnutému typu na klinice, nebo nedostatek údajů k identifikaci pacienta.

Soubor se otevře přímo v českém Excelu. Opravte v něm, co je potřeba, a nahrajte ho znovu.

8. Opakovaný import a duplicity

Stejný soubor můžete nahrát znovu — třeba po opravě chybných řádků nebo když z ambulantního systému dorazí aktualizovaný export. Už existující požadavky poznáme a místo zakládání duplicit je aktualizujeme:

• Nejspolehlivější je Externí ID požadavku (případně Externí ID události). Pokud ho váš systém má, namapujte ho — pak se řádky spárují i tehdy, když se mezitím změnil termín nebo typ.
• Bez externího ID párujeme podle kombinace pacient + typ požadavku + termín (u požadavků s rezervací podle začátku a konce události).
• Pozor u požadavků bez termínu v kalendáři: když soubor nemá ani Externí ID požadavku, ani sloupec Termín, doplní se jako termín den importu — a stejný soubor nahraný jiný den tedy požadavky založí znovu. Buď namapujte Externí ID požadavku, nebo do souboru doplňte sloupec Termín.
• Dva stejné řádky v jednom souboru se naimportují oba — v rámci jednoho běhu duplicity nespojujeme.

9. Časté dotazy

Musím nejdřív naimportovat kartotéku?

Nemusíte, import si pacienty založí nebo napáruje sám. Pokud ale kartotéku v Medevio už máte, párování je přesnější a nehrozí, že vznikne druhá karta stejnému pacientovi.

Můžu naimportovat i termíny v minulosti?

Ano, a je to hlavní důvod, proč import dělat: minulé návštěvy dají kartě pacienta historii a modulu prevencí podklad. Připomínky se k proběhlým termínům neposílají.

Co se stane, když soubor obsahuje pacienta, kterého už v Medevio mám?

Najdeme ho a požadavek připojíme k jeho existující kartě. Pacienty poznáváme podle rodného čísla, externího ID, kombinace jména a data narození nebo podle telefonu.

Jde import vrátit zpět?

Hromadné vrácení importu v aplikaci není. Než pustíte celý soubor, doporučujeme vyzkoušet si ho na pár řádcích: udělejte si kopii souboru, nechte v ní jen několik řádků a nahrajte ji. Uvidíte přesně, co vznikne. Pokud se něco pokazí ve velkém, ozvěte se naší podpoře.

Jak posílat soubor s pacientskými daty?

Při importu svépomocí soubor nikam neposíláte — nahráváte ho přímo do Medevio. Pokud nám soubor posíláte kvůli importu na klíč, použijte vždy Bezpečné úložiště souborů v menu kliniky. E-mail pro pacientská data nestačí ani z hlediska zabezpečení, ani z hlediska GDPR.

10. Import na klíč: cena a postup

Nemusíte se souborem bojovat sami. Když nám ho pošlete, data vyčistíme, připravíme a import spustíme za vás.

Cena je 3 999 Kč / 169 EUR a zahrnuje práci na souboru i čištění dat — i tak vás ale prosíme o co nejčistší podklad. U větších klinik, nemocnic a provozoven se cena domlouvá zvlášť v rámci implementačního balíčku na míru.

Výjimka: pro zprovoznění modulu Prevence u stávajících lékařů je import historie prevencí zdarma.

Jak postupovat:

1. Připravte export ze svého systému podle kapitoly 4.
2. Nahrajte ho do Bezpečného úložiště souborů v Medevio (menu kliniky vpravo nahoře).
3. Ozvěte se naší podpoře, že chcete import na klíč, a napište, ke kterému typu požadavku se mají objednávky přiřadit.
4. Import připravíme, pošleme vám výsledek a projdeme s vámi řádky, které se nepodařilo naimportovat.

Na přípravu si vyhraďte čas — od dodání podkladů počítejte řádově s týdnem.