Přechod ze Sestry Emmy do Medevio

Obsah:

1. Jak přechod probíhá
2. Ukončení Sestry Emmy
3. Aktivační školení: export z ambulantního softwaru a import kartotéky
4. Základní nastavení ordinace: projděte Akademii Medevio
5. Web ordinace: odkazy na Emmy nahraďte odkazem na Medevio
6. Tiskoviny a materiály v čekárně
7. Informujte pacienty
8. Kontrolní seznam
9. Nevíte si rady?

1. Jak přechod probíhá

Přechod ze Sestry Emmy do Medevio je z velké části stejný jako start kterékoliv nové ordinace: projdete aktivačním školením, naimportujete kartotéku a nastavíte si požadavky a kalendář. Celým tímto spuštěním vás krok za krokem provede Akademie Medevio pro ordinace a kolegové z týmu zákaznické podpory.

Navíc vás oproti běžnému startu čekají tři kroky, které souvisejí s tím, že už jeden podobný nástroj používáte:

• ukončit službu u Sestry Emmy,
• nahradit odkazy na Emmy na webu ordinace odkazem na Medevio,
• vyměnit tiskoviny a propagační materiály v ordinaci.
  
  

Doporučené pořadí: nejdřív spusťte Medevio a teprve potom vypínejte Emmy. Vyhnete se období, kdy pacienti nemají kam psát. Možné je také nechat oba nástroje krátce běžet souběžně a Emmy ukončit k datu, kdy už vám požadavky chodí do Medevio.

2. Ukončení Sestry Emmy

Ukončení si řeší ordinace přímo se svým dosavadním dodavatelem. Doporučujeme pohlídat si tyto body:

• Zkontrolujte si smlouvu — zejména výpovědní lhůtu a nejbližší možné datum ukončení. Podle toho naplánujte datum spuštění Medevio.
• Výpověď podejte písemně a nechte si potvrdit, ke kterému dni služba končí.
• Stáhněte si data ještě před vypnutím účtu — hlavně historii komunikace s pacienty, kartotéku, případné události v kalendáři. Vždy máte nárok na to dostat svá data od poskytovatele. Po ukončení k nim zpravidla už nemáte přístup.
• Dořešte rozpracované požadavky v Emmy, aby na vás po vypnutí nic nezbylo.
• Ujistěte se, že je služba vypnutá a pacienti vás tam již nemohou kontaktovat. 
• Zrušte platbu — pokud máte nastavené opakované platby kartou nebo trvalý příkaz, nezapomeňte je zrušit.
  
  

Pacienti nemusí dělat nic. Do Medevio se přihlásí znovu, svým jménem a telefonním číslem — účty se mezi systémy nepřenášejí.

3. Aktivační školení: export z ambulantního softwaru a import kartotéky

Součástí startu je školení, které probíhá online. Na školení společně:

• uděláte export kartotéky z vašeho ambulantního softwaru,
• provedete import pacientů do Medevio,
• projdete si vyřizování požadavků a práci s kalendářem.
  
  

Podrobný postup exportu i importu, včetně návodů ke konkrétním ambulantním softwarům, najdete v článku Import pacientů. Import zvládneme udělat i společně během školení.
Nastavíme také propojky, pokud pro váš ambulantní software existují.

! Pokud máte zájem například o import kalendářových událostí z Emmy – napřed vám musí Emmy poskytnout export těchto dat, poté můžeme udělat import do Medevio – více o tématu zde: Import kalendáře do Medevio.

4. Základní nastavení ordinace: projděte si Akademii Medevio

Tato část je totožná s běžným startem nové ordinace. Nemusíte nic hledat — Akademie Medevio pro ordinace je poskládaná jako průvodce od přihlášení až po spuštění a je rozdělená do tří fází:

1. První krůčky — přihlášení do Medevio, video školení, ordinační doba, menu požadavků, kalendářové bloky, mobilní aplikace Medevio PRO, dovolená a aktuality.
2. Nastavení Medevio — propojka s ambulantním programem, import kartotéky, přenos událostí do Medevio.
3. Jak dostat Medevio k pacientům — banner a informace na webu, tiskoviny, hromadné oslovení pacientů, podpis v e-mailu, ústředna.
   
   

U menu požadavků se vyplatí projít si, jaké požadavky jste měli zapnuté v Emmy, a nastavit si je v Medevio obdobně. Pacienti pak najdou to, na co jsou zvyklí.

5. Web ordinace: odkazy na Emmy nahraďte odkazem na Medevio

Tohle je nejdůležitější krok celého přechodu. Dokud na webu ordinace zůstane odkaz na Emmy, budou tam pacienti chodit dál.

1. Projděte celý web a najděte všechna místa, kde je Emmy zmíněná: tlačítko nebo banner na úvodní stránce, sekce Kontakt, stránka Objednání, patička webu, případně vložený formulář či widget.
2. Odkazy a widgety odstraňte a nahraďte je odkazem na váš Medevio profil. Adresu svého profilu najdete v Medevio v Menu v profilové fotce — záložce Jak naučit pacienty Medevio).
3. Vyměňte i text okolo — věty typu „napište nám přes Emmy" je potřeba přepsat, ne jen přesměrovat odkaz.
4. Nezapomeňte na další místa mimo web: Facebook, Google profil firmy, e-mailový podpis, vzkaz na záznamníku ordinace.

Hotové vzory textů pro web, obrázkové bannery i návod na Facebook a e-mailový podpis najdete podrobně v článku Jak naučit pacienty Medevio v hlavním menu v Medevio. Pokud si web spravujete přes externího správce, pošlete mu tento seznam — úprava je otázkou několika minut.

6. Tiskoviny a materiály v čekárně

V ordinaci obvykle zůstávají materiály od předchozí služby — plakáty v čekárně, letáčky u recepce, cedulka na dveřích, QR kódy.

• Odstraňte staré materiály ze všech míst najednou, ať pacienty nemate dvojí informace.
• Nahraďte je materiály Medevio. Tiskoviny ke stažení a k tisku vám vyrobíme, najdete je ve svém Menu v Medevio – Bezpečné úložiště souborů.
• Řekněte o změně personálu na recepci a sestrám. Pacienti se na přechod budou ptát jich.
  
  

7. Informujte pacienty

Pacienti, kteří byli zvyklí psát přes Emmy, jsou už na online komunikaci zvyklí — stačí jim říct, kam nově psát. Osvědčuje se kombinace:

• hromadná zvací SMS nebo e-mail z Medevio po importu kartotéky,
• oznámení na webu/Facebooku s krátkým vysvětlením, že ordinace přechází na Medevio,
• informace v čekárně a od sester při osobní návštěvě.

Postup a vzory textů najdete v článku Jak naučit pacienty Medevio.

8. Kontrolní seznam

Před spuštěním Medevio

• zkontrolovaná výpovědní lhůta u Sestry Emmy a naplánované datum ukončení
• domluvené aktivační školení
• export kartotéky z ambulantního softwaru

Při spuštění

• import pacientů do Medevio
• projít 1. a 2. fáze Akademie Medevio pro ordinace — uživatelé, ordinační doba, požadavky, kalendář
• případné nastavení propojky s ambulantním softwarem

Po spuštění

• odkazy na Emmy nahrazené odkazem na Medevio na webu, Facebooku, Google profilu a v e-mailovém podpisu
• vyměněné tiskoviny v čekárně a u recepce, zkontrolované QR kódy
• rozeslaná zvací SMS nebo e-mail pacientům
• dořešené rozpracované požadavky a stažená data z Emmy
• podaná výpověď a zrušená platba za Emmy
  
  

9. Nevíte si rady?

S čímkoliv z přechodu vám pomůžeme — od exportu kartotéky přes nastavení požadavků až po úpravu webu. Napište nám na podpora@medevio.cz nebo zavolejte na naši podporu.